Emitir una factura en España parece sencillo, pero un pequeño error puede invalidar el documento a efectos fiscales. La normativa de referencia es el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, complementado por la Ley 37/1992 del IVA y por la Ley 58/2003 General Tributaria. Estas normas fijan qué datos deben aparecer, cómo se numeran las facturas y cuánto tiempo hay que conservarlas.

En este artículo repasamos, uno por uno, los campos obligatorios que debe contener una factura ordinaria para ser considerada válida frente a Hacienda, así como los errores más habituales que cometen los autónomos que empiezan a facturar.

1. Datos identificativos del emisor

El emisor es quien presta el servicio o vende el producto. La factura debe recoger, como mínimo, los siguientes datos del emisor:

  • Nombre y apellidos del autónomo o razón social completa de la empresa.
  • NIF, DNI, NIE o CIF según corresponda.
  • Domicilio fiscal completo (calle, número, código postal, localidad y provincia).

Si emites facturas dentro de la Unión Europea, es recomendable incluir también el NIF-IVA intracomunitario (VAT number) siempre que estés dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

2. Datos identificativos del receptor

El destinatario de la factura debe estar plenamente identificado. La normativa exige los mismos datos que para el emisor: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal. En operaciones con particulares por importe inferior a 400 € (IVA incluido) puedes emitir una factura simplificada, pero si el cliente es empresa o autónomo, o solicita expresamente factura completa, deberás emitir una factura ordinaria con todos los datos.

3. Número de factura y serie

La numeración es uno de los puntos donde más errores se cometen. Cada factura debe llevar un número correlativo y único dentro de una serie. Puedes tener varias series (por ejemplo, "A" para ventas nacionales y "R" para rectificativas), pero cada serie debe ser cronológica y sin saltos.

Ejemplos de numeración correcta

  • 2026/001, 2026/002, 2026/003...
  • A-0001, A-0002, A-0003...
  • F2026-001, F2026-002...

Lo importante es que la numeración sea coherente y que no puedas saltarte números ni repetirlos. Hacienda puede sancionar la falta de correlación si detecta huecos injustificados.

4. Fecha de expedición y fecha de operación

La fecha de expedición es la fecha en la que emites la factura. La fecha de operación es la fecha en que efectivamente se prestó el servicio o se entregó el bien. Si coinciden, basta con una sola fecha. Si son distintas (por ejemplo, servicios prestados en octubre facturados en noviembre), deben aparecer las dos.

5. Descripción de la operación

Debes describir con claridad qué se está facturando. Evita descripciones genéricas del tipo "servicios varios" o "trabajos realizados": indica el concepto, el número de horas o unidades, el precio unitario y, si procede, el periodo al que corresponden los servicios.

6. Base imponible, IVA e IRPF

Este bloque es el corazón fiscal de la factura y debe desglosarse con precisión:

  • Base imponible: importe total antes de impuestos.
  • Tipo de IVA aplicado: 21 % general, 10 % reducido o 4 % superreducido, según corresponda al producto o servicio.
  • Cuota de IVA: resultado de aplicar el tipo a la base imponible.
  • Retención de IRPF (si el emisor es autónomo en estimación directa y el cliente es empresa o autónomo): 15 % con carácter general, o 7 % durante los tres primeros años de alta.
  • Total a pagar: base + IVA − IRPF.

Si tu actividad está exenta o no sujeta al IVA (por ejemplo, formación reglada o determinados servicios sanitarios), debes indicarlo expresamente en la factura, citando el artículo de la Ley del IVA que te ampara.

7. Conservación y plazos

El emisor y el receptor deben conservar copia de todas las facturas durante un mínimo de 4 años, plazo general de prescripción tributaria en España. En casos específicos (bienes de inversión, subvenciones, sectores regulados) puede exigirse un plazo mayor, de hasta 10 años. La conservación puede ser en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido.

Errores frecuentes que invalidan una factura

  • Numeración con saltos o repetida.
  • Faltan NIF del emisor o del receptor.
  • No se indica el tipo de IVA aplicado o se aplica uno erróneo.
  • Ausencia de retención de IRPF cuando es obligatoria.
  • Descripción del servicio demasiado genérica.

Conclusión

Emitir facturas correctas no solo evita sanciones, también da seriedad a tu marca y facilita el cobro. Con Tu Factura Hoy puedes generar en segundos una factura o presupuesto con todos los campos obligatorios y un diseño profesional, sin instalar nada.