Presupuesto, factura proforma y factura son tres documentos que se parecen mucho en su aspecto pero que tienen efectos jurídicos y fiscales muy distintos. Confundirlos puede llevarte a declarar un IVA que aún no has devengado o, al contrario, a entregar un documento sin valor cuando el cliente necesitaba una factura completa.
El presupuesto
Es una oferta comercial. Describe los trabajos o productos, su precio, el plazo de ejecución y las condiciones de pago. No tiene valor contable ni fiscal: no se anota en los libros registro, no devenga IVA y no obliga al cliente a pagar nada mientras no lo acepte.
Un buen presupuesto debe incluir un número de referencia, la fecha de emisión, un periodo de validez (por ejemplo, 30 días), el desglose de conceptos, los impuestos aplicables y un espacio para la aceptación del cliente. Una vez aceptado por escrito, el presupuesto adquiere fuerza contractual: define qué se ha contratado y por cuánto, y es la mejor defensa ante discrepancias posteriores.
La factura proforma
Es un documento con formato de factura pero sin valor fiscal. Se emite antes de la operación para que el cliente conozca el importe exacto que se le facturará: se usa mucho para tramitar pagos anticipados, gestionar aprobaciones internas en empresas grandes o acompañar mercancías en aduanas.
Debe llevar de forma visible la palabra «PROFORMA» y no debe consumir número de la serie de facturas ordinarias. No se registra en los libros, no genera IVA repercutido y no sirve para que el cliente deduzca el impuesto.
La factura
Es el único documento con valor contable y fiscal. Acredita la operación realizada, devenga el IVA, permite al cliente deducirlo y debe conservarse un mínimo de cuatro años. Exige numeración correlativa dentro de su serie, identificación completa de emisor y receptor, descripción de las operaciones, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF cuando proceda y total.
Comparativa rápida
- ¿Obliga a pagar? Presupuesto: no, hasta su aceptación. Proforma: no. Factura: sí.
- ¿Devenga IVA? Presupuesto: no. Proforma: no. Factura: sí.
- ¿Se registra en libros? Solo la factura.
- ¿Numeración correlativa obligatoria? Solo la factura.
El flujo comercial recomendado
- Envías el presupuesto con validez y condiciones claras.
- El cliente lo acepta por escrito (un email es suficiente).
- Si el cliente necesita tramitar un anticipo, le envías una proforma.
- Al entregar el trabajo, emites la factura definitiva con los mismos conceptos y su numeración correlativa.
Un apunte sobre anticipos
Ojo: si cobras un anticipo real, el IVA se devenga en el momento del cobro, aunque el servicio aún no se haya prestado. En ese caso no basta con una proforma: debes emitir una factura por el anticipo y, al finalizar, otra por el resto haciendo referencia a la anterior.
Con Tu Factura Hoy puedes generar presupuestos y facturas con el mismo flujo de trabajo: preparas los conceptos una vez y, cuando el cliente acepta, emites la factura definitiva en PDF con su numeración y su desglose de impuestos.