Deducir correctamente los gastos es lo que separa a un autónomo que paga lo justo de otro que paga de más… o de menos, con el riesgo de una comprobación. La regla general la fija la normativa del IRPF: para que un gasto sea deducible debe estar vinculado a la actividad económica, estar justificado documentalmente y estar registrado en los libros contables.

El criterio de afectación

Un gasto está afecto cuando se utiliza para la actividad. En bienes divisibles (un ordenador, una impresora) se admite el uso mixto con prorrateo razonable; en bienes indivisibles como el vehículo, la Administración es estricta y solo admite la deducción total en supuestos tasados: transporte de mercancías o viajeros, agentes comerciales, autoescuelas, taxis y representantes.

Gastos habitualmente deducibles

  • Cuota de autónomos y seguros sociales de trabajadores.
  • Compras y consumos de explotación: mercaderías, materias primas, material de oficina.
  • Alquiler del local, suministros del local y gastos de comunidad.
  • Servicios profesionales: asesoría, abogados, diseñadores, subcontrataciones.
  • Seguros de responsabilidad civil y, con límite anual, el seguro de salud propio, del cónyuge y de los hijos menores de 25 años que convivan.
  • Formación relacionada con la actividad, suscripciones profesionales y colegios profesionales.
  • Amortización del inmovilizado: equipos informáticos, mobiliario, maquinaria.
  • Publicidad, marketing, dominio y hosting.

Trabajar desde casa

Si desarrollas la actividad en tu vivienda habitual y así lo has declarado en el modelo 036/037, puedes deducir la parte proporcional de los gastos de titularidad (IBI, comunidad, intereses, amortización) según los metros afectos. Para los suministros (luz, agua, gas, internet) la norma establece un 30 % sobre la proporción de metros afectos, salvo que pruebes un porcentaje superior.

Ejemplo: vivienda de 100 m² con un despacho de 20 m² (20 % afecto). Sobre una factura de luz de 100 €, el gasto deducible es 100 × 20 % × 30 % = 6 €.

Dietas y manutención

Son deducibles los gastos de manutención propios incurridos en el desarrollo de la actividad, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería, se paguen por medios electrónicos y no se superen los límites diarios previstos para los trabajadores por cuenta ajena. El pago en efectivo invalida la deducción.

Justificación documental

La factura completa con tus datos fiscales es el documento válido. Un ticket simplificado sirve como justificante del gasto en IRPF en algunos casos, pero no permite deducir el IVA. Conserva todos los justificantes durante al menos cuatro años, junto con los libros registro de facturas recibidas.

Gastos que no admite Hacienda

  • Multas, sanciones y recargos.
  • Donativos y liberalidades, con las excepciones limitadas de atenciones a clientes.
  • Gastos personales o familiares sin relación con la actividad.
  • El IVA soportado deducible, que se recupera vía modelo 303 y no como gasto.

Registrar bien ingresos y gastos desde el principio simplifica el cierre trimestral. Emitir tus facturas de forma ordenada con Tu Factura Hoy te da la mitad del trabajo hecho: la otra mitad es archivar cada gasto con su justificante.