En el día a día comercial se usan tres documentos que suelen confundirse: el presupuesto, la factura proforma y la factura. Aunque a simple vista pueden parecer similares, tienen efectos fiscales y legales muy distintos. Saber cuándo usar cada uno te evitará problemas con Hacienda y con tus clientes.
A continuación explicamos en qué se diferencian la factura proforma y el presupuesto, cuándo es recomendable utilizarlos y qué documento debes emitir finalmente para que la operación tenga validez fiscal.
¿Qué es un presupuesto?
El presupuesto es una oferta comercial en la que el proveedor detalla los productos o servicios que está dispuesto a realizar, su precio, las condiciones de pago y el plazo de validez. Su función principal es informar al cliente para que decida si acepta o no el encargo.
Características clave:
- No tiene validez fiscal ni contable por sí mismo.
- No devenga IVA ni se anota en los libros registro.
- Puede incluir cláusulas de validez, formas de pago y plazos.
- Una vez aceptado por el cliente, se convierte en compromiso comercial.
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es un documento que reproduce el aspecto de una factura, incluyendo conceptos, importes e impuestos, pero que lleva una mención clara de que se trata de una proforma. Su objetivo es facilitar trámites previos al cobro: anticipos, importaciones, exportaciones, autorizaciones internas o gestiones aduaneras.
Características clave:
- No es una factura definitiva: carece de numeración correlativa oficial.
- No genera devengo de IVA ni derecho a deducción hasta que no se emita la factura real.
- Suele usarse como aviso de cargo antes de formalizar el cobro.
- Es especialmente útil en operaciones con organismos públicos o en comercio internacional.
Diferencias principales entre proforma y presupuesto
| Concepto | Presupuesto | Factura proforma |
|---|---|---|
| Naturaleza | Oferta comercial | Pre-factura informativa |
| Validez fiscal | Ninguna | Ninguna hasta la factura definitiva |
| Devengo de IVA | No | No |
| Uso más común | Aceptación de encargo | Anticipos, trámites, importaciones |
¿Cuál usar en cada caso?
Usa un presupuesto cuando quieras presentar una propuesta de trabajo al cliente y necesites su aprobación antes de empezar. Usa una factura proforma cuando el cliente ya ha aceptado el encargo pero necesita un documento previo al cobro, por ejemplo para tramitar un anticipo o una autorización de compra.
En ambos casos, una vez se preste el servicio o se entregue el producto, deberás emitir la factura definitiva con su numeración correlativa, su desglose de IVA y, en su caso, su retención de IRPF. Solo esa factura tendrá efectos fiscales.
Conclusión
Presupuesto y factura proforma son herramientas comerciales útiles, pero ninguna sustituye a la factura. El presupuesto sirve para negociar; la proforma, para anticipar el cobro; y la factura, para cumplir con Hacienda. Con Tu Factura Hoy puedes generar presupuestos y facturas en PDF con el mismo aspecto profesional y, cuando el cliente lo acepte, pasar a la factura definitiva en segundos.